<< Главная страница
 

Глава 7. Отслеживание информации

В данной главе вы узнаете, как:

  • создавать и обновлять задачи;
  • присваивать и отслеживать задачи;
  • осуществлять организацию задач;
  • осуществлять управление задачами;
  • создавать и обновлять заметки;
  • осуществлять организацию и управление заметками.

Заметки о том, что нужно сделать, на клочках бумаги или записи в громоздких бумажных ежедневниках в большинстве случае неудобны в использовании и, кроме того, такие записи можно легко потерять. С помощью Microsoft Outlook можно заменить эти записи списком Tasks (Задачи), который прост в использовании и обеспечивает более широкие возможности, нежели классические бумажные носители. В Outlook можно создать список задач, отслеживать процесс их выполнения и поручать задачи другим пользователям. Кроме того, Outlook предлагает методы организации задач для более эффективного управления ими.

В процессе работы в голову могут приходить различные мысли, возникать надобность в выполнении мелких задач либо записи различной информации в ежедневнике или на клейкой бумаге. Для записи всей необходимой информации можно использовать Microsoft Outlook; информация фиксируется в формате электронных заметок, которые можно сохранять, изменять и организовывать.

Важно. Перед выполнением упражнений убедитесь, что на вашем компьютере установлены учебные файлы с диска, прилагаемого к этой книге. Указания по установке приведены в разделе «Установка учебных файлов» в начале книги.

Создание и обновление задач

Задачи могут повторяться через равные интервалы времени либо через промежутки, устанавливаемые по дате, в которой задача была помечена как выполненная. Например, можно создать задачу, чтобы в дальнейшем напоминать себе о необходимости просмотра состояния проекта через каждые семь дней. Если обзор осуществляется в пятницу, и задача помечается как выполненная, Outlook создает следующее вхождение задачи, сроком выполнения которой назначается следующая пятница. Если следующая проверка состояния осуществляется в четверг, Outlook создает следующее вхождение задачи и назначает срок выполнения на следующий четверг. Задача, повторяющаяся через установленный промежуток времени, будет заново создаваться через этот интервал, независимо от состояния предыдущих вхождений задачи. Например, можно создать задачу для отправки сотрудниками отчетов о расходах в финансовый отдел 5-го числа каждого месяца. Когда задача помечена как завершенная, независимо от дня недели Outlook создает следующее вхождение задачи и присваивает ему срок выполнения, назначенный на 5е число следующего месяца.

Можно создавать и изменять задачи в папке Tasks (Задачи) либо в области TaskPad (Область задач), присутствующей в представлении Calendar (Календарь) по умолчанию.

В данном упражнении будет показано, как создавать задачу, повторяющуюся задачу, устанавливать оповещение, обновлять задачу и изменять настройки задачи.

Не забудьте запустить Outlook перед тем, как начинать работу с этим упражнением.

  1. В области Navigation Pane (Область переходов) нажмите кнопку Tasks (Задачи). Содержимое папки Tasks (Задачи) отобразится в представлении по умолчанию Simple List (Простой список).
  2. На панели инструментов, нажмите кнопку New Task (Создать задачу). Появится ферма новой задачи.
  3. В поле Subject (Тема) введите Заказ новых брошюр.
  4. Щелкните на кнопке списка справа от поля Due date (Срок) и выберите дату следующего дня.
  5. Щелкните на кнопке списка справа от поля Start date (Дата начала) и выберите дату текущего дня.
  6. Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма Task (Задача) закроется. В папке Tasks (Задачи) появится новая задача.
  7. На панели инструментов нажмите кнопку New Task (Создать задачу). Появится форма задачи.
  8. В поле Subject (Тема) введите Утверждение расписания.
  9. Щелкните на кнопке списка справа от поля Due date (Срок), после чего выберите понедельник, расположенный на две недели вперед.
  10. Щелкните на кнопке списка справа от поля Start date (Дата начала), после чего выберите следующий понедельник.
  11. Щелкните на кнопке списка справа от поля Priority (Приоритет) и выберите High (Высокий).
  12. На панели инструментов нажмите кнопку Recurrence (Повторение). Появится диалоговое окно Task Recurrence (Повторение задачи).
  13. Убедитесь, что в области Recurrence pattern (Повторять) выбрана опция Weekly (Еженедельно) и отмечена опция Monday (Понедельник). По завышении задачи через каждую неделю она переназначается на следующий понедельник.
  14. В области Range of recurrence (Пределы повторения) выберите опцию End after (Завершить после), в поле occurrences (повторений) введите 8 и нажмите ОК. Outlook сгенерирует восемь вхождений каждой задачи для восьми последующих недель.
  15. Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма Task (Задача) закроется. В папке Tasks (Задачи) отобразится новая задача.
  16. Совет. Можно быстро создать новую задачу прямо из папки Tasks (Задачи). Просто щелкните на поле Click here to add a new task (Щелчок добавит элемент). После этого введите тему задачи, нажмите клавишу Tab , укажите срок и нажмите клавишу Enter.

  17. Дважды щелкните на задаче «Заказ новых брошюр». Появится форма задачи.
  18. Щелкните на кнопке списка справа от поля Due date (Срок), после чего щелкните на дате, находящейся на одну неделю позже текущей даты. Текущий срок обозначается желтым полем.
  19. Щелкните на кнопке списка справа от поля Status (Состояние), после чего выберите In Progress (Выполняется).
  20. Убедитесь в том, что опция Reminder (Оповещение) отмечена. Затем щелкните на кнопке списка справа от поля Reminder (Оповещение) и выберите дату на два дня раньше нового срока выполнения.
  21. Щелкните на кнопке списка справа от второго поля Reminder (Оповещение), после чего выберите 10:00 AM.
  22. Щелкните в области комментариев, введите Связаться с отделом маркетинга по вопросу рекламы и нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма задачи закроется. Обновленная задача отобразится в папке Tasks (Задачи).
  23. В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры). Появится диалоговое окно Options (Параметры).
  24. В области Tasks (Задачи) щелкните на кнопке списка справа от поля Reminder time (Время оповещения) и выберите 9:00 AM (9:00). Оповещения для всех создаваемых задач будут устанавливаться на 9 часов утра на дату, на которую назначено оповещение.
  25. Нажмите кнопку Task Options (Параметры задачи). Появится диалоговое окно Task Options (Параметры задачи).
  26. Щелкните на кнопке списка справа от поля Completed task color (Цвет завершенной задачи), прокрутите список и выберите синий цвет (пятый сверху).
  27. Выключите опцию Send status reports when assigned tasks are completed (Отправлять отчет о состоянии по завершении задач).
  28. Нажмите ОК и в диалоговом окне Options (Параметры) нажмите ОК. Отобразится папка Tasks (Задачи).
  29. Чтобы пометить задачу Submit timesheet (Утверждение расписания) как завершенную, отметьте опцию, расположенную слева от нее. Список Tasks (Задачи) также отображает следующее вхождение повторяющейся задачи «Утверждение расписания».

Совет. Можно быстро создать, задачу из сообщения электронной почты. Просто перетащите сообщение,на кнопку Tasks (Задачи) на панели Navigation Pane (Область переходов) и заполните появившуюся форму Task (Задача).

Назначение и отслеживание задач

Несмотря на то, что можно обновлять задачи, созданные для себя, при присвоении задачи какому-либо другому пользователю ее обновлять сможет только этот пользователь. Тем не менее, можно сохранить копию задачи в списке Tasks (Задачи), и эта копия будет обновляться одновременно с обновлением задачи пользователем, которому она была поручена. Например, если пользователь изменит состояние или степень выполнения задачи, сохраненная исходная копия задачи также обновится. Кроме того, можно указать необходимость получения отчетов о состоянии задачи. Отчеты о состоянии представляют собой особые сообщения электронной почты, отражающие текущее состояние задачи.

В данном упражнении контакту будет присвоена задача и осуществлено отслеживание порученной задачи.

Откройте папку Tasks (Задачи).

  1. На панели инструментов нажмите кнопку New Task (Создать задачу). Появится форма задачи.
  2. В поле Subject (Тема) введите Отправка отчета.
  3. Щелкните на кнопке списка справа от поля Due date (Срок) и щелкните на дате, расположенной на две недели вперед текущей.
  4. Щелкните на кнопке списка справа от поля Start date (Дата начала) и выберите дату, расположенную на неделю вперед текущей.
  5. На панели инструментов нажмите кнопку Assign Task (Назначить задачу). В форме Task (Задача) появится строка То (Кому).
  6. В поле То (Кому) введите kim@gardenco.msn.com. Обратите внимание на то, что опции Keep an updated copy of this task on my task list (Обновлять копию этой задачи в списке задач) и Sendme a status report when this task is complete (Отправлять отчет о состоянии по завершении задачи) отмечены.
  7. Щелкните в области комментариев и введите Отчет об учете товаров в качестве описания типа запрашиваемого отчета.
  8. На панели инструментов нажмите кнопку Send (Отправить). Если появится сообщение с уведомлением о выключенном оповещении задачи, нажмите ОК. Запрос о задаче будет отправлен. После того как получатель задачи примет или отклонит ее, отправителю задачи придет соответствующее уведомление.
  9. Важно. Адреса электронной почты, используемые в данном упражнении, не являются действительными. Всякие элементы, отправляемые по этим адресам, будут возвращаться из-за невозможности доставки. Вернувшиеся сообщения можно удалить в любой момент.

  10. В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите Assignment (Назначение). Папка Tasks (Задачи) отобразит только те задачи, которые были присвоены другим пользователям. Для каждой задачи отображаются поля Subject (Тема), Owner (Ответственный), Due Date (Срок) и Status (Состояние). Значок палки сообщает о том, что отбор задач выполнен.
  11. Важно. Если задача присваивается нескольким пользователям, нельзя сохранить копию задачи в списке Tasks (Задачи). Чтобы иметь возможность отслеживать процесс выполнения задач, порученных более чем одному пользователю, следует создать дубликаты задачи и назначить каждый из них отдельному пользователю.

  12. В списке Tasks (Задачи) дважды щелкните на задаче Submit report (Отправка отчета). Появится форма задачи. По мере выполнения задачи ее состояние будет отражаться в заголовке вкладки Task (Задача).
  13. Щелкните на вкладке Details (Детали), чтобы открыть ее. По мере выполнения задачи или после ее завершения вся соответствующая информация или дата завершения отобразится в заголовке данной вкладки.
  14. Нажмите кнопку Close (Закрыть). Форма Task (Задача) закроется, и вновь отобразится список Tasks (Задачи).
  15. Совет. Если требуется поручить задачу другому пользователю, но нет необходимости в отслеживании ее выполнения, можно отправить задачу в виде вложения электронного сообщения, а не назначать задачу другому пользователю. В списке Tasks (Задачи) щелкните правой кнопкой мыши на задаче и в появившемся меню выберите Forward (Переслать). Адресуйте сообщение, после чего нажмите кнопку Send (Отправить). После этого получатель сможет сохранить приложенную задачу в своем списке Tasks (Задачи). Задачи, полученные таким образом, аналогичны задачам, созданным пользователем для себя.

  16. На панели инструментов нажмите кнопку New Task (Создать задачу). Появится форма Task (Задача).
  17. На панели инструментов нажмите кнопку Assign Task (Назначить задачу). В форме задачи появится поле То (Кому).
  18. Нажмите кнопку То (Кому). Появится диалоговое окно Select Task Recipient (Выбор получателя задачи).
  19. Если Contacts (Контакты) не является активной адресной книгой, щелкните на кнопке списка справа от поля Show Names from the (Источник адресов) и в ниспадающем списке выберите Contacts (Контакты).
  20. В списке Name (Имя) щелкните на любом контакте, нажмите кнопку То (Кому), после чего нажмите ОК. Имя и адрес электронной почты контакта будут введены в поле То (Кому).
  21. Нажмите кнопку Close (Закрыть) и в запросе о сохранении изменений выберите No (Нет). Задача будет закрыта без сохранения.

Организация задач

Задачи можно легко распределить при помощи папок, категорий и представлений посредством использования панели Ways to Organize Tasks (Настройка папки Задачи). Находясь в папке Tasks (Задачи), войдите в меню Tools (Сервис) и выберите Organize (Организовать), чтобы отобразить эту панель.

  • Для распределения задач по папкам выберите опцию Using Folders (По папкам), выберите задачу (задачи) и папку и нажмите кнопку Move (Переместить).
  • Чтобы присвоить задачам категории, щелкните на ссылке Using Categories (По категориям), выберите задачу (задачи) и категорию и нажмите кнопку Add (Добавить).
  • Чтобы изменить представление задач, выберите опцию Using Views (По представлению) и выберите нужное представление.

В данном упражнении будет проведено изменение представления задач, сортировка задач, присвоение категорий задаче, отображение задач по категориям, а также отображение задач в области TaskPad (Область задач).

Откройте файл данных SBSTracking.

  1. Отобразив папку Tasfe (Задачи), в меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите Detailed List (Подробный список). Отобразятся детали задач, включая состояние, процент выполнения и категории.
  2. В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите Active Tasks (Активные задачи). Отобразятся только незавершенные задачи.
  3. Щелкните на заголовке столбца Subject (Тема). Задачи будут отсортированы в порядке возрастания по столбцу Subject (Тема).
  4. Совет. Для управления большим списком задач можно распределить задачи по папкам. Чтобы переместить задачу в папку, просто перетащите ее из списка Tasks (Задачи) в папку Task Items (Задачи) в списке Folder List (Список папок). (Если перетащить задачу в папку элементов Mail (Почта), Calendar (Календарь), Contacts (Контакты) или Notes (Заметки), откроется форма соответствующего элемента с указанной темой задачи.)

  5. В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите Simple List (Простой список). Содержимое папки Tasks (Задачи) отобразится в представлении по умолчанию.
  6. Дважды щелкните на задаче Process supplier invoices (Обработка запросов поставщика). Откроется форма задачи. Если дата в поле Due date (Срок) является прошедшей, измените ее таким образом, чтобы она соответствовала дню, расположенному на две недели вперед текущей даты.
  7. Нажмите кнопку Categories (Категории). Появится диалоговое окно Categories (Категории).
  8. Отметьте опцию Miscellaneous (Другие) в списке Available Categories (Имеющиеся категории).
  9. Нажмите ОК. Диалоговое окно Available Categories (Имеющиеся категории) закроется. Категория Miscellaneous (Другие) будет добавлена в форму Task (Задача).
  10. Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Обновленная задача сохранится в папке Tasks (Задачи).
  11. Дважды щелкните на задаче Submit timesheet (Утверждение расписания). Появится форма Task (Задача).
  12. Нажмите кнопку Categories (Категории). Появится диалоговое окно Categories (Категории).
  13. Щелкните на Поле Itetnis) belong to these categories (Элемент принадлежит следующим категориям), введите Платежная ведомость и нажмите тйюпку Add to List (Добавить). Категория «Платежная ведомость» будет добавлена в список Available Categories (Имеющиеся категории).
  14. Прокрутите список Available Categories (Имеющиеся категории) вниз, чтобы отобразить категорию «Платежная ведомость». Опция рядом с категорией «Платежная ведомость» будет отмечена.
  15. В диалоговом окне Categories (Категории) нажмите ОК. Диалоговое окно Categories (Категории) закроется. Категория «Платежная ведомость» добавится в форму Task (Задача).
  16. На панели инструментов формы задачи нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Обновленная задача сохранится в папке Tasks (Задачи).
  17. В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите By Category (По категориям). Задачи отобразятся в сгруппированном по категориям виде (см. рис. вверху следующей страницы).
  18. Если категория «Платежная ведомость» скрыта, щелкните на значке « + » слева от категории. Отобразится задача в категории «Платежная ведомость» (задача «Утверждение расписания»).
  19. В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), после чего выберите Simple List (Простой список). Содержимое папки Tasks (Задачи) отобразится в представлении по умолчанию.
  20. В области Navigation Pane (Область переходов) нажмите кнопку Calendar (Календарь). Отобразится календарь, и в правом нижнем углу окна Outlook появится область TaskPad (Область задач).
  21. Если в правом нижнем углу экрана не отобразилась область задач, в меню View (Вид) выберите TaskPad (Область задач).
  22. В области задач щелкните на поле Click here to add a new task (Щелчок добавит элемент [Задача]), введите Назначение встречи с врачом, после чего нажмите клавишу Enter. В список Tasks (Задачи) в области задач будет добавлена новая задача.
  23. Дважды щелкните на задаче Shedule doctor's appointment (Назначение встречи с врачом). Появится форма задачи.
  24. Отметьте опцию Reminder (Оповещение). Затем щелкните на кнопке списка справа от поля Reminder (Оповещение) и выберите дату следующего дня.
  25. Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма задачи закроется, и обновленная задача будет сохранена. Вновь отобразится календарь и область TaskPad (Область задач).

Управление задачами

По мере выполнения задач возникает надобность в их удалении из перечня намеченных действий. Некоторые задачи могут оказаться не обязательными для выполнения, и их также можно удалить. Также могут быть получены новые задачи, поручаемые другими пользователями Outlook, с запросами на отправку отчетов о ходе их выполнения. Outlook упрощает управление изменением задач и обеспечивает отправку запрашиваемых отчетов о состоянии задач, порученных другими пользователями.

Совет. Если на задачах установлены оповещения, то при приближении сроков выполнения начнут отображаться оповещения. При появлении оповещения на экране можно выполнить одно из трех действий. Нажатие кнопки Dismiss (Пропустить) закроет задачу, и по ней больше не будут появляться оповещения. Нажав кнопку Snooze (Отложить), можно назначить повторное появление оповещения через определенный промежуток времени. Также можно открыть элемент, и оповещение будет закрыто.

Принятие и отклонение задач

Чтобы принять задачу:

  1. Дважды щелкните на запросе о задаче, чтобы открыть форму Task (Задача).
  2. На панели инструментов нажмите кнопку Accept (Принять).
  3. В диалоговом окне Accepting Task (Принятие задачи) оставьте выделенной опцию Send the response now (Отправить ответ сейчас) и нажмите ОК.
    Форма Task (Задача) закроется, запрос о задаче исчезнет из папки Inbox (Входящие), и в области Reading Pane (Область чтения) отобразится следующее сообщение в папке Inbox (Входящие). Новая задача будет добавлена в список Tasks (Задачи), и запросившему пользователю будет отправлено уведомление о том, что задача принята.

Чтобы отклонить задачу:

  1. Дважды щелкните на запросе о задаче, чтобы открыть форму Task (Задача).
  2. На панели инструментов нажмите кнопку Decline (Отклонить).
  3. В диалоговом окне Declining Task (Отклонение задачи) оставьте отмеченной опцию Send the response now (Отправить ответ сейчас) и нажмите ОК.
    Форма Task (Задача) закроется, запрос о задаче исчезнет из папки Inbox (Входящие), и в области Reading Pane (Область чтения) отобразится следующее сообщение в папке Inbox (Входящие). Запросившему пользователю будет отправлено уведомление о том, что задака отклонена.

Для того чтобы осуществлять отслеживание выполнения задачи, можно наблюдать за состоянием задачи и процентом ее выполнения. Новые задачи находятся в состоянии Not Started (He началась). После начала работы над задачей ее можно пометить состоянием In Progress (Выполняется). Также можно указать процент выполненной работы. Например, если просмотрена только половина документа, являющегося предметом задачи, то степень выполнения задачи можно обозначить как 50 процентов. Если процент выполнения задачи равен нулю, состоянием задачи является Not Started (He началась). При указании 100 процентов выполнения задаче присваивается состояние Completed (Завершена). Если работа над задачей приостановлена, ее можно пометить как Deferred (Отсрочена) или Waiting on someone else (В ожидании).

В данном упражнении будет показано, как отправлять отчет о состоянии порученной задачи, помечать задачу как завершенную, прекращать повторение задачи и удалять задачу.

Откройте папку Inbox (Входящие) в папке файла данных SBS Tracking.

  1. В области Navigation Pane (Область переходов) нажмите кнопку Tasks (Задачи). Отобразится содержимое папки Tasks (Задачи).
  2. Дважды щелкните на задаче Approve invoice payments (Одобрение платежей по счету-фактуре). Появится форма задачи.
  3. Щелкните на кнопке списка справа от поля Status (Состояние) и выберите In Progress (Выполняется). Затем выберите содержимое поля % Complete (% завершено) и введите 50.
  4. Отметьте опцию Reminder (Оповещение). Затем щелкните на кнопке списка справа от поля Reminder (Оповещение) и выберите последний рабочий день перед датой истечения срока. Дата истечения срока обозначается желтым полем.
  5. На панели инструментов нажмите кнопку Send Ststus Report (Отправить отчет о состоянии). Появится форма сообщения, содержащая данные о текущем состоянии задачи.
  6. Если имя пользователя, запросившего задачу, или его адрес электронной почты не введен автоматически в поле То (Кому), следует ввести соответствующую информацию сейчас.
  7. В теле сообщения над имеющимся текстом введите Подтвержденные платежи, помеченные в бухгалтерской программе и нажмите кнопку Send (Отправить). Форма сообщения закроется, и отчет о состоянии будет отправлен пользователю, запросившему задачу.
  8. В форме Task (Задача) нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма Task (Задача) закроется. Обновленная задача сохранится в списке Tasks (Задачи).
  9. Совет. Из задачи можно быстро создать встречу. Просто перетащите задачу на кнопку Calendar (Календарь) на панели Navigation Pane (Область переходов), после чего заполните форму Appointment (Встреча).

  10. Дважды щелкните на задаче Approve invoice payments (Утверждение платежей по счету-фактуре). Откроется форма Task (Задача).
  11. На панели инструментов нажмите кнопку Mark Complete (Пометить как завершенную). Форма задачи закроется. Отчет о состоянии автоматически отправится пользователю, запросившему задачу. Задача отобразится в списке Tasks (Задачи) как завершенная, и так как эта задача является повторяющейся, в список будет добавлена задача на следующий месяц.
  12. Совет. Можно быстро пометить задачу как завершенную в списке Tasks (Задачи) в представлении Simple List (Простой список) или в области TaskPad (Область задач) в представлении календаря по умолчанию. Просто отметьте опцию, расположенную слева от задачи.

  13. В списке Tasks (Задачи) дважды щелкните на задаче Approve invoice payments (Утверждение платежей по счету-фактуре). Появится форма Task (Задача).
  14. Откройте вкладку Details (Подробно).
  15. Щелкните на кнопке списка справа от поля Date completed (Дата завершения), после чего щелкните на кнопке списка срока задачи и выберите 8/1/03.
  16. Щелкните на поле Actual work (Реально затрачено), удалите имеющийся текст, введите 8, после чего нажмите клавишу Tab. Outlook преобразует введенное значение 8 (часов) в значение «1 день», так как длина одного рабочего дня составляет 8 часов.
  17. Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма задачи закроется. Пользователю, запросившему задачу, будет автоматически отправлен отчет о состоянии. Задача отобразится как завершенная в списке Tasks (Задачи), и в список также будет добавлена задача на следующий месяц.
  18. В списке Tasks (Задачи) дважды щелкните на новой задаче Submit timesheet (Утверждение расписания). Отобразится форма Task (Задача).
  19. На панели инструментов нажмите кнопку Recurrence (Повторение). Появится диалоговое окно Task Recurrence (Повторение задачи) для данной задачи.
  20. Нажмите кнопку Remove Recurrence (Удалить повторение). Диалоговое окно Task Recurrence (Повторение задачи) закроется, и вновь отобразится обновленная форма Task (Задача).
  21. На панели инструментов формы Task (Задача) нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма Task (Задача) закроется. Обновленная задача будет сохранена в списке Tasks (Задачи).
  22. В списке Tasks (Задачи) щелкните на задаче Submit timesheet (Утверждение расписания), чтобы выделить ее.
  23. На панели инструментов нажмите кнопку Delete (Удалить). Задача будет удалена из списка Tasks (Задачи).
  24. В списке Tasks (Задачи) щелкните на задаче Approve invoice payments (Утверждение платежей по счету-фактуре).
  25. На панели инструментов нажмите кнопку Delete (Удалить). Появится окно сообщения с предложением удалить все вхождения данной задачи.
  26. В окне сообщения отметьте опцию Delete all (Удалить все) и нажмите ОК. Задача будет помечена в списке Tasks (Задачи) как завершенная, и в дальнейшем ее вхождения больше создаваться не будут.

Создание и обновление заметок

В данном упражнении будет показано, как создавать и изменять заметки.

  1. Если окно Outlook еще не развернуто, нажмите кнопку Maximize (Развернуть).
  2. В области Navigation Pane (Область переходов) нажмите кнопку Notes (Заметки). Откроется папка Notes (Заметки).
  3. На панели инструментов нажмите кнопку New Note (Создать заметку). Откроется форма Note (Заметка) с отображением текущей даты и времени внизу окна.
  4. В теле формы Note (Заметка) введите текст Конференц-звонок в Италию, нажмите дважды клавишу Enter и затем введите Платеж отправлен в понедельник.
  5. Чтобы сохранить заметку, нажмите кнопку Close (Закрыть). Заметка будет сохранена в папке Notes (Заметки), и в качестве - названия заметки отобразится первая строка.
  6. Дважды щелкните на созданной заметке. Появится форма Note (Заметка).
  7. Измените содержимое заметки, щелкнув в конце второй строки, нажав Enter и введя текст По электронной почте отправлены дата платежа и номер чека.
  8. Чтобы сохранить заметку, нажмите кнопку Close (Закрыть). Обновленная заметка будет сохранена в папке Notes (Заметки).
  9. На панели инструментов нажмите кнопку New Note (Создать заметку), введите Повестка дня собрания, нажмите клавишу Enter , затем введите Текущее состояние проекта, Камни преткновения и Дальнейшие шаги, нажимая клавишу Enter после каждой записи. Завершите ввод нажатием кнопки Close (Закрыть). Обновленная заметка будет сохранена в папке Notes (Заметки).
  10. В папке Notes (Заметки) щелкните на заметке «Конференц-звонок» и на панели инструментов нажмите кнопку Delete (Удалить). Заметка будет удалена.

Организация и управление заметками

В данном упражнении будет показано, как изменять параметры представления, сортировать заметки, присваивать заметкам цвета, пересылать заметку и связывать заметку с контактом.

Откройте папку Notes (Заметки).

  1. На панели инструментов нажмите кнопку List (Список). Заметки отобразятся в виде элементов списка.
  2. В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите Notes List (Список заметок).
    Заметки отобразятся в виде списка. Будет видно содержимое каждой заметки. Элементы будут отсортированы по столбцу Created (Создано) с стланным в последнюю очередь элементом вверху списка. \
  3. Щелкните на заголовке столбца Subject (Тема). Заметки будут отсортированы в алфавитном порядке.
  4. Щелкните правой кнопкой мыши на заметке Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley), выберите Color (Цвет) в появившемся меню и затем выберите Green (Зеленый). Заметка Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley) сменит свой цвет.
  5. Дважды щелкните на заметке Meeting Agenda (Повестка дня собрания). Появится форма заметки.
  6. В левом верхнем углу щелкните на значке Note (Заметка), после чего в ниспадающем списке выберите Categories (Категории). Появится диалоговое окно Categories (Категории).
  7. Щелкните на поле Item(s) belong to these categories (Элемент принадлежит следующей категории), введите То Do, после чего нажмите кнопку Add to List (Добавить). Категория будет добавлена в список Available Categories (Имеющиеся категории).
  8. В списке Available Categories (Имеющиеся категории) прокрутите элементы вниз, чтобы отобразить новую категорию. Опция То Do будет отмечена.
  9. Нажмите ОК. Диалоговое окно Categories (Категории) закроется. Категория То Do будет присвоена заметке Meeting Agenda (Повестка дня собрания), хотя внешний вид заметки в данном представлении не изменится.
  10. Закройте заметку, нажав кнопку Close (Закрыть).
  11. Дважды щелкните на заметке Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley). Отобразится форма Note (Заметка).
  12. В левом верхнем углу щелкните на значке Note (Заметка), после чего в ниспадающем списке выберите Categories (Категории). Появится диалоговое окно Categories (Категории).
  13. В списке Available categories (Имеющиеся категории) отметьте опцию Business (Дела) и нажмите ОК. Диалоговое окно Categories (Категории) закроется. Категория Business (Дела) будет присвоена заметке Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley), но внешний вид заметки в данном представлении останется неизменным.
  14. Закройте заметку, нажав в ней кнопку Close (Закрыть). Теперь категории отображается.
  15. В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите By Color (По цвету). Заметки будут сгруппированы по цвету.
  16. В меню View (Вид), наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите By Category (По категориям). Заметки будут сгруппированы по категориям.
  17. Если категория То Do не отображена, щелкните на значке « + » рядом с ней. В категории То Do находится заметка Meeting Agenda (Повестка дня собрания).
  18. В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите Notes List (Список заметок). Заметки отобразятся в виде списка с отображением содержимого заметок.
  19. Дважды щелкните на заметке Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley). Отобразится форма Note (Заметка).
  20. В левом верхнем углу щелкните на значке Note (Заметка), после чего в ниспадающем списке выберите команду Forward (Переслать). Появится форма нового сообщения с приложенной заметкой Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley).
  21. В поле То (Кому) введите kim@gardenco.msn.com.
  22. Совет. В качестве редактора электронных сообщений по умолчанию в упражнениях данной книги используется Microsoft Word. Если Word не является редактором сообщений по умолчанию, изображение на экране будет отличаться от того, которое показано на данном рисунке.

  23. Щелкните в теле сообщения справа от значка Note (Заметка), введите текст К Вашему сведению и нажмите кнопку Send (Отправить). Сообщение отправлено.
  24. Важно. Адреса электронной почты, используемые в данных упражнениях, не являются действительными, поэтому все сообщения, отправленные по этим адресам, будут возвращаться с пометкой о невозможности доставки. Вернувшиеся в почтовый ящик сообщения можно удалить в любой момент.

  25. В левом верхнем углу заметки Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley) щелкните на значке Note (Заметка), после чего в ниспадающем списке выберите Contacts (Контакты).
  26. Нажмите кнопку Contacts (Контакты). Появится диалоговое окно Select Contacts (Выбор контактов).
  27. В списке Items (Элементы) щелкните на записи контакта Akers, Kim и нажмите ОК. Если папка Contacts (Контакты) не содержит запись для Kim Akers, щелкните на любом другом контакте, после чего нажмите ОК. Диалоговое окно Select Contacts (Выбор контактов) закроется. Имя контакта отобразится в диалоговом окне Contacts for Note (Контакты для заметок).
  28. Нажмите кнопку Close (Закрыть). Диалоговое окно Contacts for Note (Контакты для заметок).
  29. В форме Note (Заметка) нажмите кнопку Close (Закрыть). Обновленная заметка будет сохранена.
  30. В области Navigation Pane (Область переходов) нажмите кнопку Contacts (Контакты). Отобразится содержимое папки Contacts (Контакты).
  31. Дважды щелкните на контакте Kim Akers или на каком-либо другом контакте, с которым была связана заметка Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley). Отобразится форма Contacts (Контакты).
  32. Откройте вкладку Activities (Действия). Заметка Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley) отобразится в списке Activities (Действия).
  33. Щелкните на заметке Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley) и нажмите клавишу Del .Список Activities (Действия) обозначит, что заметка теперь находится в папке Deleted Items (Удаленные). После очистки папки Deleted Items (Удаленные) заметка исчезнет из списка Activities (Действия) данного контакта.
  34. Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма Contact (Контакт) закроется.
  35. В области Navigation Pane (Область переходов) нажмите папки Notes (Заметки). Отобразится содержимое папки Notes(3аметки). Заметки Phone Call from Shirley (Телефонный звонок: Shirley) в данной папке больше нет.
  36. Закройте все открытые заметки, встречи и сообщения. Затек области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке Inbox (Входящие) и в меню File (Файл) выберите Exit (Bыход), чтобы выйти из Outlook.

Закройте файл данных SBSTracking. Если работа со следующей главой будет продолжена не сейчас, выйдите из Outlook.

Ключевые моменты

  • Можно создавать задачи для самого себя и поручать выполнение э дач контактам. Можно представлять и сортировать задачи различными способами, а также группировать задачи по категориям.
  • При поручении задач Outlook отправляет запрос о задаче пользователю, который может принять или отклонить задачу, после чего Outlook передает исходному пользователю уведомление о соответствующем действии. При поручении задачи можно сохранить ее копию, которая будет автоматически обновляться при обновлении оригинала задачи пользователем, которому было поручено ее выполнение.
  • Можно обновлять полученные порученные задачи и отправлять отчеты о состоянии пользователю, поручившему выполнение задач. Задача может находиться в состоянии Not Started (He началась Deferred (Отложена), Waiting (В ожидании), Complete (Завершен или же помечена любым количеством процентов выполнения.
  • Можно создавать однократные либо повторяющиеся задачи. Outlook создает новое вхождение повторяющейся задачи при каждом завершении текущего вхождения задачи. Можно установить оповещение для отображения перед истечением срока выполнения.
  • При помощи заметок можно фиксировать различные фрагменты информации. Заметки можно отображать и сортировать различном способами. Заметки также можно отправлять другим пользователям.
 

На главную
Комментарии
Войти
Регистрация