<< Главная страница
 

Глава 8. Удаленная работа

В данной главе вы узнаете, как:

  • подключаться к Outlook;
  • настраивать Outlook на удаленное телефонное подключение;
  • оптимизировать производительность удаленной работы;
  • настраивать автономные папки;
  • синхронизировать папки.

В современном деловом мире очень важными факторами являются возможности средств коммуникации, их эффективность и мобильность. Microsoft Office Outlook призван обеспечить соответствие этим требованиям. Если имеется подключение к интернету, и организация предоставляет возможность удаленного подключения либо использует Outlook Web Access, то возможно подключение к Outlook из дома или во время поездки. Если в поездке подключение к интернету недоступно, можно создать автономные копии любой или всех папок Outlook, чтобы иметь доступ к электронной почте даже при невозможности соединения с почтовым сервером. Можно самостоятельно управлять и синхронизировать автономные папки либо настроить Outlook на выполнение этой работы и отслеживание состояния подключения.

Важно. Перед выполнением упражнений убедитесь, что на вашем компьютере установлены учебные файлы с диска, прилагаемого к этой книге. Указания по установке приведены в разделе «Установка учебных файлов» в начале книги.

Способы удаленного подключения

Outlook обеспечивает связь с внешним миром, когда пользователь находится вне офиса. Например, при посещении иностранных клиентов в других странах может потребоваться связь с сотрудниками компании, или при работе дома может возникнуть необходимость доступа к электронной почте.

Существует несколько способов удаленного подключения к почтовым серверам через Outlook. То, какой способ следует использовать в той или иной ситуации, зависит от программного обеспечения, установленного на компьютерах организации, и от типа соединения, доступного в удаленном расположении. Существуют следующие способы удаленного подключения:

  • Телефонное соединение. Можно подключиться к интернету через телефонную линию, после чего через интернет установить соединение с сервером Outlook. При использовании удаленного телефонного подключения можно соединяться с сервером электронной почты и загружать заголовки сообщений (имя отправителя, тема, дата получения, размер и т.д.) перед загрузкой самих сообщений. Затем можно выбрать загрузку только нужных сообщений, сократив тем самым время загрузки. Например, загрузить только сообщения с высоким приоритетом либо отказаться от загрузки сообщения с вложением большого размера.
  • Широкополосное соединение. Подключение к интернету осуществляется через высокоскоростное соединение, такое как DSL или кабельный модем, после чего через интернет устанавливается подключение к серверу Outlook.
  • Виртуальная частная сеть (VPN). Устанавливается безопасное соединение с сетью организации через интернет. После подключения к сети осуществляется доступ ко всем сетевым ресурсам и устанавливается прямое соединение с Outlook. Организация может требовать специального аппаратного обеспечения, например смарт-карт, для проверки подлинности в целях соответствия стандартам сетевой безопасности.
  • Доступ к Exchange Server через интернет (RPC через HTTP). Если в организации используется Microsoft Exchange Server 2003, и администратор Exchange включил данную возможность, можно осуществлять удаленный доступ к учетной записи Outlook через интернет без установки специального соединения и без использования специального коммуникационного оборудования.

Чтобы подключить Outlook к серверу Exchange с помощью RPC через HTTP, необходимо выполнить следующие шаги.

  1. В меню Tools (Сервис) выберите E-mail accounts (Учетные записи электронной почты).
  2. В диалоговом окне E-mail accounts (Учетные записи электронной почты) выберите опцию View or change existing e-mail accounts (Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты), после чего нажмите Next (Далее).
  3. Выберите учетную запись электронной почты Microso Exchange Server (Сервер Microsoft Exchange), после чего нажмите кнопку Change (Изменить).
  4. Нажмите кнопку More Settings (Другие настройки), после чего откройте вкладку Connection (Подключение).
  5. В области Echange over the Internet (Exchange через Интернет) выберите Connect to my Exchange mailbox using HTTP (Подключаться к почтовому ящику Exchange с помощью HTTP).
  6. Чтобы указать прокси-сервер, выберите Exchange proxy settings (Параметры прокси-сервера Exchange).

Подключение к Outlook

Упражнения, включенные в эту книгу, подразумевают наличие активного подключения к серверу электронной почты. Время от времени потребуется установка нового подключения, например, при подключении к учетной записи на сервере организации из дома либо при подключении к учетной записи электронной почты Hotmail, MSN и др.

Если в Outlook отсутствует доступная учетная запись, ее можно легко установить через панель управления Windows.

В данном упражнении будет показано, как настроить новую учетную запись Outlook без наличия подключения Outlook.

Совет. В данном упражнении в качестве примера будет настраиваться подключение к учетной записи Hotmail. Можно выполнить приводимые здесь шаги для настройки учетной записи любого типа: Microsoft Exchange Server, POP3, IMAP, HTTP и др. В случае создания учетной записи, не являющейся учетной записью HTTP, может понадобиться выполнить шаги в дополнительных окнах мастера учетных записей электронной почты (E-mail Accounts Wizard).

Не забудьте запустить компьютер, но не запускайте Outlook перед началом работы с данным упражнением. Для доступа к почтовому серверу потребуется наличие активного сетевого соединения или подключения к интернету.

  1. Нажмите кнопку Start (Пуск) и выберите Control Panel (Панель управления).
  2. На панели управления, если нужно, переключитесь в представление Classic View (Классический вид), после чего дважды щелкните на значке Mail (Почта). Откроется мастер E-mail Accounts (Учетные записи электронной почты).
  3. На странице Server Type (Тип сервера) выберите тип сервера, к которому осуществляется подключение.
  4. Нажмите кнопку Next (Далее).
  5. На странице Internet E-mail Settings (Настройки электронной почты интернета) введите пользовательскую информацию.
  6. Нажмите Next (Далее), после чего нажмите кнопку Finish (Готово). Появится диалоговое окно Mail Setup (Настройка почты).
  7. Если работа по настройке учетных записей окончена, нажмите кнопку Close (Закрыть). В противном случае выполните одно из следующих действий:
    • Чтобы создать новую учетную запись электронной почты или изменить имеющуюся, нажмите кнопку E-mail Accounts (Учетные записи).
    • Чтобы изменить расположение, в котором Outlook хранит файлы данных, нажмите кнопку Data Files (Файлы данных).
    • Чтобы создать несколько профилей пользователей или изменить имеющийся профиль, нажмите кнопку (Показать профили).
      В нашем упражнении следует нажать кнопку Close (Закрыть).

По окончании работы закройте панель управления и запустите Outlook. Созданная учетная запись отобразится на экране и будет готова к работе.

Настройка Outlook на удаленное телефонное соединение

Удаленное телефонное соединение осуществляется через внутренний Или внешний модем, обеспечивающий соединение с интернетом по обычной телефонной линии. Несмотря на то, что широкополосные соединения в настоящее время стали более распространенными, многие по-прежнему используют удаленные телефонные подключения в случае недоступности высокоскоростного канала связи, например, при работе из номера гостиницы.

Максимальная скорость телефонного подключения зависит от используемого модема, и равна, как правило, 56 Кбит/с, а иногда составляет всего лишь 28 Кбит/с. Загрузка и отгрузка информации через телефонное соединение занимает гораздо больше времени, поэтому в интересах пользователя исключить загрузку ненужной и нежелательной информации.

Для получения дополнительной информации о блокировании внешнего содержимого обратитесь к параграфу «Защита секретности» в гл. 9.

Важно. В следующем упражнении приводятся инструкции по установке удаленного подключения. Если подключение к почтовому серверу осуществляется через телефонное соединение, то эти шаги уже выполнены при настройке Outlook, и данное упражнение можно пропустить. Если существует ряд причин, из-за которых не следует настраивать Outlook на подключение через телефонное соединение, не выполняйте это упражнение.

В данном упражнении будет показано, как настроить Outlook на подключение к серверу через телефонное соединение и осуществить загрузку сообщений для удаленной работы.

Не забудьте запустить Outlook перед тем, как начинать работу с этим упражнением, а также проверьте правильность настроек модема и телефонного номера, имени пользователя и пароля учетной записи телефонного соединения, которую предполагается использовать. Сетевой администратор или поставщик услуг интернета могут предоставить всю необходимую информацию.

Важно. Данная процедура подразумевает использование Microsoft Exchange Server. Если Exchange Server не используется (например, работа осуществляется посредством телефонного соединения или за отдельным компьютером), изображения и диалоговые окна на экране монитора могут отличаться от показанных на рисунках. Тем не менее, посредством выполнения инструкций на экране все процедуры могут быть беспрепятственно выполнены.

  1. В меню Tools (Сервис) выберите E-mail Accounts (Учетные записи электронной почты). Отобразится мастер учетных записей электронной почты (E-mail Accounts Wizard).
  2. Выберите опцию View or change existing e-mail accounts (Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты), после чего нажмите кнопку Next (Далее). Откроется следующая страница мастера.
  3. В списке Outlook processes e-mail for these accounts in the following order (Outlook обрабатывает почту для этих учетных записей в следующем порядке) щелкните на текущей основной учетной записи, после чего нажмите кнопку Change (Изменить). Отобразится окно Exchange Server Settings (Параметры Exhcnage Server) с перечнем настроек учетной записи.
  4. Нажмите кнопку More Settings (Другие настройки).
  5. В появившемся диалоговом окне откройте вкладку Connection (Подключение) и выберите опцию Connect using my phone line (Подключение через телефонную линию).
  6. В области Modem (Модем) нажмите кнопку Add (Добавить). Появится мастер новых подключений (New Connection Wizard).
  7. В окне Type of Connection (Тип подключения) мастера выберите опцию Dial-up to private network (Телефонное подключение к частной сети) и нажмите Next (Далее).
  8. В окне Phone Number to Dial (Введите телефонный номер) введите телефонный номер поставщика услуг интернета в поле Phone Number (Номер телефона).
  9. Если компьютер настроен на работу со смарт-картой, можно настроить телефонное соединение на использование смарт-карт.

    Совет. Если телефонное соединение настроено на работу со смарт-картой, то при подключении не запрашиваются имя пользователя и пароль.

  10. Если на компьютере действительно применяются смарт-карты, выберите нужную опцию, после чего нажмите Next (Далее).
  11. В поле Type a name you want for this connection (Введите имя соединения) введите информативное имя создаваемого подключения (например, «Подключение к провайдеру») и нажмите Finish (Готово). Мастер сетевых подключений закроется.
  12. В списке Use the following Dial-up Networking connection (Использовать следующее подключение) выберите только что созданное подключение и нажмите ОК.
  13. В мастере учетных записей электронной почты нажмите Next (Далее), после чего нажмите Finish (Готово). Мастер закроется с сохранением настроек новой учетной записи.
  14. На панели инструментов нажмите кнопку Send/Receive (Отправить/Получить). Outlook начнет проверку наличия новых сообщений посредством телефонного соединения. Появится диалоговое окно удаленного подключения.
  15. Решение проблем. Если телефонное соединение настроено на использование смарт-карты, имя пользователя и пароль запрошены не будут, и потребуется лишь подтвердить телефонный номер.

  16. Введите имя пользователя и пароль, после чего нажмите кнопку Dial (Вызов). Либо, если телефонное соединение настроено на использование смарт-карт, убедитесь, что карта вставлена в считывающее устройство, и это устройство подключено должным образом, введите PIN-код смарт-карты, после чего нажмите ОК.

Совет. Если требуется, чтобы Outlook сохранял имя пользователя и пароль (это исключает ввод пароля каждый раз при использовании данного телефонного подключения), отметьте опцию Save this user name and password (Сохранять имя пользователя и пароль) и выберите нужный параметр.

Outlook установит соединение с сервером электронной почты с помощью модема и осуществит доставку сообщений.

Оптимизация производительности при удаленной работе

При использовании переносного компьютера соединение с почтовым сервером доступно не всегда, однако при помощи возможностей удаленной работы, обеспечиваемых Outlook, можно читать и создавать сообщения и другие элементы независимо от текущего местоположения компьютера. Режим Cache Exchange Mode (Режим кэшируемого обмена), являющийся нововведением в Outlook 2003, максимально упрощает переключение из онлайн-режима к режиму автономной работы и обратно.

Совет. Режим кэшируемого обмена не совместим с функцией Outlook Remote Mail (Удаленная почта). Он обеспечивает более широкие возможности, чем функция Remote Mail (Удаленная почта), работающая только с папкой Inbox (Входящие).

При включении режима кэшируемого обмена Outlook создает на компьютере локальную копию почтового ящика. При наличии подключения к серверу Exchange почтовый ящик обновляется. Если подключение прерывается, например, когда переносной компьютер берется в поездку, то можно читать все сообщения, которые были приняты перед началом работы в автономном режиме, и создавать новые сообщения. Когда подключение вновь становится доступным, Outlook автоматически отправляет все сообщения, находящиеся в папке Inbox (Входящие), копирует новые входящие в локальный почтовый ящик и отображает их в папке Inbox (Входящие).

Можно выбрать нужный параметр соединения режима кэшируемого обмена.

  • Опция Download Full Items (Загружать элементы целиком) обеспечивает единовременную загрузку всех сообщений и их вложений. Если Outlook все время находится в открытом состоянии, и компьютер подключен к сети, этот параметр подходит больше всего, так как обеспечивает наименьшее использование канала связи для загрузки всех сообщений. Если скорость соединения мала, или получаемые сообщения содержат вложения большого размера, сообщения могут медленно появляться в папке Inbox (Входящие) при повторном подключении к серверу.
  • Опция Download Headers and then Full Items (Загружать заголовки, затем элементы целиком) осуществляет быструю загрузку всех заголовков сообщений, после чего загружает тела всех сообщений и их вложения. Эта опция использует канал связи в большей степени, чем опция Download only headers (Загружать только заголовки).
  • Опция Download Headers (Загружать заголовки) не осуществляет загрузку тела сообщения и его вложений до тех пор, пока сообщение не будет просмотрено или открыто. Эта опция наибольшим образом подходит в том случае, если скорость подключения очень мала, или при высокой стоимости трафика соединения.

В дополнение к этому можно выбрать загрузку только заголовков при работе с низкоскоростным соединением.

Важно. Данное упражнение требует наличия подключения к сети Microsoft Exchange Server.

В данном упражнении будет показано, как включить режим кэшируемого обмена, как переключаться между работой в сети и автономным режимом, а также как использовать имеющиеся режимы подключения.

Не забудьте запустить Outlook с активным сетевым подключением перед тем, как начинать работу с этим упражнением.

  1. В меню Tools (Сервис) выберите E-mail Accounts (Учетные записи электронной почты).
  2. В мастере учетных записей электронной почты (E-mail Accounts Wizard) выберите опцию View or change existing e-mail accounts (Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты), после чего нажмите Next (Далее).
  3. В поле Outlook processes e-mail for these accounts in the following order (Outlook обрабатывает почту для этих учетных записей вследующем порядке) выберите Microsoft Exchange Server (Сервер Microsoft Exchange) и нажмите кнопку Change (Изменить).
  4. В окне Exchange Server Settings (Настройки сервера Exchange) отметьте опцию Use Cached Exchange Mode (Использовать режим кэшируемого обмена).
  5. Если появится окно с сообщением о том, что для вступления изменений в силу необходимо перезапустить Outlook, нажмите ОК.
  6. В мастере учетных записей электронной почты нажмите Next (Далее), после чего нажмите Finish (Готово).
  7. Закройте и вновь запустите Outlook.
  8. В строке состояния Outlook в правом нижнем углу щелкните на ярлыке Connected (Подключено). Отобразится всплывающее меню с параметрами соединения. Можно выбрать любую из опций во всплывающем меню, чтобы соответствующим образом настроить загрузку элементов в Outlook.
  9. Во всплывающем меню выберите Work Offline (Автономная работа). Строка состояния Outlook отразит тот факт, что включен автономный режим работы. Сетевое подключение к серверу Exchange по-прежнему присутствует, но Outlook не будет осуществлять отгрузку и загрузку каких-либо элементов, пока функция Work Offline (Автономная работа) не будет отключена.
  10. Щелкните на индикаторе Offline (Автономно), после чего еще раз выберите опцию Work Offline (Автономная работа). Строка состояния Outlook отразит факт переключения к работе в сети.

Настройка автономных папок

Если режим кэшируемого обмена не используется, для доступа к информации при отсутствии подключения к почтовому серверу можно использовать автономные папки. Например, если требуется работать с сообщениями в поездке, можно создать папку, содержащую сообщения, которые необходимо прочесть, чтобы они были доступны на переносном компьютере в автономном режиме. Имейте в виду, что автономные папки содержат только те сообщения, которые были загружены перед началом работы в автономном режиме.

Совет. Не обязательно создавать автономную папку, если используется режим кэшируемого обмена.

Если были созданы какие-либо элементы, удалены сообщения или внесены иные изменения в содержимое автономной папки при отсутствии подключения к почтовому серверу, необходимо подключиться к серверу электронной почты и обновить соответствующую папку на сервере для обеспечения идентичности содержимого обеих папок. Этот процесс называется синхронизацией автономных папок. Следует всегда проводить синхронизацию автономных папок при внесении каких-либо изменений в папку, как при автономной работе, так и при работе в сети. В противном случае может получиться так, что работа будет осуществляться с устаревшими или отсутствующими элементами, добавленными во время автономной работы.

Важно. При выполнении данного упражнения требуется наличие подключения к сети Microsoft Exchange Server.

В данном упражнении будет показано, как создать файл автономной папки, настроить папку на автономную работу и как переключаться между автономным и сетевым режимами работы.

Не забудьте отключить режим кэшируемого обмена перед тем, как приступать к работе с этим упражнением.

  1. В меню Tools (Сервис) выберите E-mail Accounts (Учетные записи электронной почты).
  2. В мастере учетных записей электронной почты (E-mail Accounts Wizard) выберите опцию View or change existing e-mail accounts (Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты), после чего нажмите Next (Далее).
  3. В списке Outlook processes e-mail for these accounts in the following order (Outlook обрабатывает почту для этих учетных записей в следующем порядке) выберите Microsoft Exchange Server (Сервер Microsoft Exchange) и нажмите кнопку Change (Изменить).
  4. В окне Exchange Server Settings (Настройки сервера Exchange) нажмите кнопку More Settings (Другие настройки). Появится диалоговое окно Microsoft Exchange Server (Сервер Microsoft Exchange).
  5. Откройте вкладку Advanced (Дополнительно), после чего нажмите кнопку Offline Folder File Settings (Настройка файла автономной папки). Появится диалоговое окно Offline Folder File Settings (Настройка файла автономной папки).
  6. Нажмите кнопку Browse (Обзор).
  7. Совет. Если кнопка Browse (Обзор) недоступна, нажмите кнопку Disable Offline Use (Отключить использование в автономном режиме), нажмите Yes (Да) и затем еще раз нажмите кнопку Offline Folder File Settings (Настройка файла автономной папки).

    Появится диалоговое окно New Offline Folder (Создание автономной папки)

  8. В области Places (Папки) выберите My Documents (Мои документы).
  9. Убедитесь, что в поле File name (Имя файла) отображается outlook и в поле Files of type (Тип файла) выбрано OST Files (Файлы OST), после чего нажмите кнопку Open (Открыть). В диалоговом окне Offline Folder File Settings (Настройка файла автономной папки) в поле File (Файл) отображается путь к файлу .ost.
  10. Нажмите ОК. Если Outlook предложит создать файл outlook.ost, нажмите Yes (Да).
  11. В диалоговом окне Microsoft Exchange Server (Сервер Microsoft Exchange) откройте вкладку General (Общие) и в области When Starting (При запуске) выберите опцию Manually control connection state (Управлять соединением вручную) и отметьте опцию Choose the connection type when starting (Выбрать тип соединения при запуске).
  12. Нажмите ОК. Диалоговое окно Microsoft Exchange Server (Сервер Microsoft Exchange) закроется.
  13. В мастере учетных записей электронной почты нажмите Next (Далее), после чего нажмите Finish (Готово).
  14. В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на папке Inbox (Входящие).
  15. В меню Tools (Сервис) наведите указатель мыши на пункт Send/ Receive (Отправить/Получить), укажите на Send/Receive Settings (Параметры отправки и получения) и убедитесь в том, что опция Make This Folder Available Offline (Сделать эту папку доступной в автономном режиме) отмечена. Если это не так, щелкните на опции, чтобы включить ее.
  16. В меню Tools (Сервис) наведите указатель мыши на пункт Send/ Receive (Отправить/Получить) и выберите This Folder (Эта папка). Outlook осуществит синхронизацию выбранной папки.
  17. Закройте и вновь запустите Outlook. Outlook запустится с предложением выбрать соединение или приступить к автономной работе.
  18. Нажмите кнопку Work Offline (Автономная работа). Откроется окно Outlook. Содержимое папки Inbox (Входящие) будет видимым и доступным, однако все остальное содержимое, включая элементы календаря, контактов и задач, будет недоступно. Перед работой в автономном режиме каждую из папок, к которым необходимо доступ, нужно синхронизировать.
  19. Закройте и вновь запустите Outlook.
  20. Когда Outlook предложит выбрать подключение или автономную работу, нажмите кнопку Connect (Подключить). Outlook откроется, и все папки будут доступны для работы.

Синхронизация папок

После работы с автономной папкой необходимо синхронизировать ее с соответствующей папкой на сервере, чтобы сделать содержимое обеих папок идентичным. Не забывайте синхронизировать автономные папки каждый раз при внесении в папку изменений, как при автономной работе, так и при работе в сети. В противном случае может получиться так, что действия будут осуществляться по отношению к устаревшим или несуществующим элементам, которые были добавлены во время работы в автономном режиме.

Папки можно синхронизировать вручную или автоматически в указанное время или через определенный интервал времени.

Важно. В данном упражнении требуется наличие подключения к сети с сервером Microsoft Exchange. Для выполнения этого упражнения необходимо проработать предыдущий параграф «Настройка автономных папок», т.к. на компьютере должен присутствовать файл .ost, настроенный на автономную работу.

В данном упражнении будет показано, как осуществить синхронизацию автономной папки вручную, создать группу папок для совместной синхронизации, а также как настроить Outlook на автоматическую синхронизацию группы папок.

Не забудьте запустить Outlook перед тем, как приступать к выполнению данного упражнения.

  1. В меню Tools (Сервис) наведите указатель мыши на пункт Send/ Receive (Отправить/Получить), укажите на Send/Receive Settings (Параметры отправки и получения) и выберите Define Send/Receive Groups (Определить группы отправки и получения). Появится диалоговое окно Send/Receive Groups (Группы отправки и получения).
  2. Нажмите кнопку New (Создать). Появится диалоговое окно Send/Receive Group Name (Название группы отправки и получения).
  3. В поле Send/Receive Group Name (Название группы отправки и получения) введите Автономные папки и нажмите ОК. Появится диалоговое окно Send/Receive Settings - Offline Folders (Настройки отправки и получения - Автономные папки).
  4. Отметьте опцию Include the selected account in this group (Включить выбранную запись в эту группу).
  5. В списке Check folders from the selected account to include in send/receive (Укажите папки выбранной учетной записи для отправки и получения) отметьте опции рядом с папками Calendar (Календарь), Contacts (Контакты), Inbox (Входящие) и Notes (Заметки).
  6. Убедитесь в том, что отмечены опции Send mail items (Отправка почты) и Receive mail items (Получение почты), после чего нажмите ОК. Диалоговое окно Send/Receive Settings (Настройки отправки и получения - Автономные папки) закроется.
  7. В списке Group Name (Имя группы) должна быть выделена группа Offline Folders (Автономные папки).
  8. В области Setting for group «Автономные папки» (Настройка для группы «Автономные папки») отметьте опцию Perform an automatic send/receive when exiting (Автоматическая отправка и получение при выходе) и отключите опцию Include this group in send/receive (F9) (Учитывать группу при отправке и получении F9).
  9. Нажмите кнопку Close (Закрыть). Диалоговое окно Send/Receive Groups (Группы отправки и получения) закроется, и будет создана группа Автономные папки. Группа Автономные папки будет автоматически синхронизироваться при закрытии Outlook или при проведении синхронизации вручную.
  10. В меню Tools (Сервис) наведите указатель мыши на пункт Send/ Receive (Отправить/Получить) и выберите «Offline Folders» Group (Группа «Автономные папки»). Outlook синхронизирует содержимое папок Calendar (Календарь), Contacts (Контакты), Inbox (Входящие) и Tasks (Задачи) с соответствующими папками на почтовом сервере.
  11. В меню Tools (Сервис) наведите указатель мыши на пункт Send/ Receive (Отправить/Получить), укажите на Send/Receive Settings (Параметры отправки и получения) и выберите Define Send/Receive Groups (Определить группы отправки и получения).
  12. В списке Group Name (Имя группы) выберите Автономные папки.
  13. В области Settings for group «Автономные папки» (Настройка для группы «Автономные папки») отметьте опцию Schedule an automatic send/receive every (Автоматически доставлять каждые), щелкните на поле minutes (минут), удалите имеющееся число и введите 15.
  14. Нажмите кнопку Close (Закрыть). Диалоговое окно Send/Receive Groups (Группы отправки и получения) закроется. Во время автономной работы группа «Автономные папки» будет автоматически синхронизироваться через каждые 15 минут.
  15. Закройте и снова запустите Outlook.
  16. Когда Outlook отобразит окно, в котором можно выбрать подключение к сети или автономный режим работы, нажмите кнопку Work Offline (Работать автономно). Outlook откроется в автономном режиме. Папки Calendar (Календарь), Contacts (Контакты), Inbox (Входящие) и Tasks (Задачи) будут доступны для работы. Все вносимые изменения будут подвергаться синхронизации с сервером при каждом выходе из Outlook.

Не забудьте настроить параметры автономной работы нужным образом. Закройте все открытые сообщения, и если работа с книгой не будет продолжена в данный момент, выйдите из Outlook.

Просмотр папки Contacts (Контакты) в автономном режиме

Если режим кэшируемого обмена включен, Outlook вместе с почтовым ящиком загружает копию глобальной адресной книги Global Address List. Если сетевое подключение является низкоскоростным, данная возможность является нежелательной, так как затрачивается много времени на загрузку, а если осуществляется оплата трафика соединения, использование этой возможности приведет к дополнительным финансовым затратам. При необходимости можно вручную загрузить адресную Global Address List, когда потребуется ее обновление.

Чтобы вручную загрузить копию глобальной адресной книги, выполните следующие шаги.

  1. В меню Tools (Сервис) наведите указатель мыши на пункт Send/ Receive (Отправить/Получить), после чего выберите Downloac Address Book (Загрузить адресную книгу).
  2. Выберите информацию, которую требуется загрузить, и нажмите ОК.

Чтобы обновлять глобальную адресную книгу при каждой синхронизации группы отправки и получения:

  1. В меню Tools (Сервис) наведите указатель мыши на пункт Send/ Receive (Отправить/Получить), укажите на Send/Receive Settings (Параметры отправки и получения), после чего выберите Define Send/Receive Groups (Определить группы отправки и получения).
  2. В диалоговом окне Send/Receive Groups (Группы отправки и получения) выберите группу учетных записей и папок, после чего нажмите кнопку Edit (Изменить).
  3. Отметьте опцию Download offline address book (Загружать автономную адресную книгу), после чего нажмите кнопку Address Book Settings (Настройка адресной книги).
  4. Укажите, какую информацию требуется загружать, после чего закройте открытые диалоговые окна.

Ключевые моменты

  • Режим Cached Exchange Mode (Режим кэшируемого обмена) сохраняет копию почтового ящика на компьютере, чтобы можно было работать даже в том случае, если подключение к сети не доступно.
  • Режим кэшируемого обмена обеспечивает подключение и синхронизацию локального почтового ящика. Можно указать необходимость кэширования всех сообщений или только заголовков для экономии занимаемой полосы пропускания канала связи.
  • При необходимости можно создавать и синхронизировать автономные папки вручную.
 

На главную
Комментарии
Войти
Регистрация