<< Главная страница
 

Глава 9. Настройка и конфигурация Outlook

В данной главе вы узнаете, как:

  • настраивать Outlook;
  • настраивать меню и панели инструментов;
  • создавать файл личных папок;
  • создавать личную адресную книгу;
  • настраивать безопасность электронной почты;
  • настраивать дополнительные параметры электронной почты;
  • работать с уведомлениями о поступающей почте.

Для того чтобы добиться максимальной эффективности работы Outlook, можно осуществить настройку целого ряда опций и параметров. Можно настроить способ запуска Outlook, внешний вид окна Outlook Today (Outlook сегодня), а также содержимое меню и панелей инструментов Outlook. Можно использовать шифрование Outlook и ограниченный набор разрешений для безопасной и конфиденциальной отправки сообщений.

Консолидация контактов, календаря, электронных сообщений и другой информации при помощи инструментов, предоставляемых Outlook, является ключом к обеспечению высокой степени организованности работы.

Важно. Перед выполнением упражнений убедитесь, что на вашем компьютере установлены учебные файлы с диска, прилагаемого к этой книге. Указания по установке приведены в разделе «Установка учебных файлов» в начале книги.

Настройка Outlook

В данном упражнении будет показано, как создать ярлык рабочего стола, а также как настроить запуск Outlook, панели инструментов, внешний вид окна Outlook Today (Outlook сегодня) и набор имеющихся ярлыков.

Не забудьте загрузить Windows, но не запускайте Outlook перед началом работы с этим упражнением.

  1. Откройте Windows Explorer (Проводник Windows) и измените размер окна так, чтобы была видна часть рабочего стола Windows.
  2. В Windows Explorer (Проводник Windows) перейдите к файлу программы Outlook, который, как правило, располагается в папке C:\Program Files\Microsoft Office\Officell или C:\Program Files\Microsoft Office\Office 2003.
  3. Совет. Если компьютер настроен на отображение расширений имен файлов, файл программы Outlook будет отображаться в виде OUTLOOK.EXE.

  4. Щелкните правой кнопкой мыши на файле программы Outlook, перетащите его на рабочий стол и во всплывающем меню выберите Create Shortcuts Here (Создать ярлыки здесь). Ярлык отобразится на рабочем столе.
  5. В окне Windows Explorer (Проводник Windows) нажмите кнопку Close (Закрыть). Окно Explorer закроется.
  6. Щелкните правой кнопкой мыши на только что созданном ярлыке и во всплывающем меню выберите Properties (Свойства). Отобразится вкладка Shortcut (Ярлык) диалогового окна Shortcut to OUTLOOK Properties (Свойства: ярлык для OUTLOOK).
  7. Чтобы настроить Outlook на отображение календаря при запуске, нажмите клавишу End , чтобы перейти в конец пути в поле Target (Цель) введите пробел после отображенного пути и введите /select outlook:calendar.
  8. Совет. Такие параметры командной строки можно использовать для настройки Outlook на отображение нужной страницы либо для выполнения ряда задач при запуске программы. Для ознакомления с полным списком параметров командной строки обратитесь к файлу справки Microsoft Office Outlook, осуществив поиск по словам «command-line switches» («параметры командной строки»).

  9. В ниспадающем списке Run (Окно) выберите Maximized (Развернутое на весь экран).
  10. Нажмите ОК. Изменения, внесенные в настройки ярлыка, будут сохранены.
  11. На рабочем столе дважды щелкните на созданном ярлыке. Outlook запустится в развернутом виде, и отобразится папка Calendar (Календарь).
  12. В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Toolbars (Панели инструментов), после чего выберите Advanced (Дополнительно). Панель инструментов Advanced (Дополнительно) отобразится в верхней части окна Outlook.
  13. На панели инструментов Advanced (Дополнительно) нажмите кнопку Outlook Today (Outlook сегодня). Отобразится страница Outlook Today (Outlook сегодня).
  14. В правом верхнем углу панели Outlook Today (Outlook сегодня) нажмите кнопку Customize Outlook Today (Настройка «Outlook сегодня»). Отобразится страница Customize Outlook Today.
  15. В области Startup (Запуск) отметьте опцию When starting, go directly to Outlook Today (При запуске открывать окно «Outlook сегодня»).
  16. Просмотрите параметры в областях Messages (Сообщения), Calendar (Календарь) и Tasks (Задачи). Измените любые нужные параметры.
  17. В области Styles (Стили) в ниспадающем списке Show Outlook Today in this style (Показать «Outlook сегодня» в этом стиле) выберите Summer (Лето). Отобразится предварительный просмотр выбранного стиля.
  18. В правом верхнем углу нажмите кнопку Save Changes (Сохранить изменения). Outlook Today (Outlook сегодня) отобразится с использованием выбранного стиля.
  19. В меню File (Файл) выберите Exit (Выход). Outlook закроется.
  20. В меню Start (Пуск) щелкните на значке Microsoft Outlook (не на созданном ярлыке рабочего стола). Outlook запустится и отобразит окно Outlook Today (Outlook сегодня).
  21. В области Navigation Pane (Область переходов) нажмите кнопку Shortcuts (Ярлыки). Отобразится панель Shortcuts (Ярлыки).
  22. На панели Shortcuts (Ярлыки) щелкните на ссылке Add New Shortcut (Добавить ярлык). Появится диалоговое окно Add to Navigation Pane (Добавить в область переходов).
  23. Щелкните на значке «+» слева от элемента Mailbox (Почтовый ящик), чтобы развернуть список папок.
  24. В списке папок выберите Deleted Items (Удаленные) и нажмите ОК. На панель Shortcuts (Ярлыки) будет добавлен ярлык папки Deleted Items (Удаленные).
  25. На панели Shortcuts (Ярлыки) щелкните на ярлыке Deleted Items (Удаленные), чтобы отобразить папку Deleted Items (Удаленные).
  26. На панели Shortcuts (Ярлыки) щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке Deleted Items (Удаленные).
  27. Совет. Чтобы удалить ярлык, щелкните на нем правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите Delete Shortcut (Удалить ярлык).

    Обратите внимание на то, что к данной папке можно осуществлять полный доступ из панели Shortcuts (Ярлыки), включая возможность очистки этой папки.

  28. Щелкните за пределами всплывающего меню, чтобы закрыть его.

Настройка меню и панелей инструментов

При настройке интерфейса Outlook 2003 следует обратить особoе внимание на меню Go (Перейти). Это меню устанавливает связь со всеми областями, которые могут отображаться в Navigation Pane (Область переходов), что позволяет быстро переключаться от одной области к другой.

В данном упражнении будет показано, как выбрать панели инструментов для отображения, настроить параметры отображения меню, добавлять и удалять из меню элементы, а также добавлять и удалять элементы с панелей инструментов.

Не забудьте запустить Outlook перед тем, как начинать работу с этим упражнением.

  1. В области Navigation Pane (Область переходов) нажмите кнопку Mail (Почта), после чего щелкните на папке Inbox (Входящие). Отобразится папка Inbox (Входящие).
  2. В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Toolbars (Панели инструментов). Отображенные панели инструментов будут помечены в подменю.
  3. Нажмите кнопку Customize (Настройка). Появится диалоговое окно Customize (Настройка) с открытой вкладкой Options (Параметры).
  4. Решение проблем. Если вкладка Options (Параметры) не открыта, откройте ее сейчас.

  5. В области Personalized Menus and Toolbars (Настраиваемые меню и панели инструментов) отметьте опцию Always show full menus (Всегда показывать полные меню).
  6. В области Other (Другие) щелкните на кнопке списка справа от поля Menu animations (Эффект при выводе меню), после чего в ниспадающем списке выберите Slide (Соскальзывание).
  7. Нажмите кнопку Close (Закрыть), чтобы сохранить изменения.
  8. Откройте меню Tools (Сервис). Так как была включена опция Always show full menus (Всегда показывать полные меню), меню откроется полностью с отображением всех имеющихся команд.
  9. В меню Tools (Сервис) выберите Customize (Настройка).
  10. В диалоговом окне Customize (Настройка) откройте вкладку Commands (Команды).
  11. В списке Categories (Категории) щелкните на категории Go (Перейти). В списке Commands (Команды) отобразится перечень команд в категории View (Вид).
  12. В списке Commands (Команды) выберите My Computer (Мой компьютер), перетащите этот элемент на меню Go (Перейти), которое при этом раскроется, и разместите элемент под пунктом Journal (Дневник).
  13. В диалоговом окне Customize (Настройка) нажмите кнопку Close (Закрыть).
  14. В меню Go (Перейти) выберите My Computer (Мой компьютер). Содержимое папки My Computer отобразится в отдельном окне.
  15. Закройте окно My Computer (Мой компьютер).
  16. В меню Tools (Сервис) выберите Customize (Настройка). Появится диалоговое окно настройки. В этом окне можно добавлять и удалять элементы из отображаемых меню и панелей инструментов, работая непосредственно с самими меню и панелями инструментов.
  17. В меню Go (Перейти) щелкните правой кнопкой мыши на пункте My Computer (Мой компьютер) и затем выберите Delete (Удалить). Команда будет удалена из меню.
  18. В диалоговом окне Customize (Настройка) откройте вкладку Commands (Команды).
  19. В списке Categories (Категории) выделите элемент Advanced (Дополнительно). Отобразится перечень команд в категории View (Вид).
  20. В списке Commands (Команды) перетащите элемент Outlook Today (Outlook сегодня) на правую сторону стандартной панели инструментов. На панели инструментов появится кнопка Outlook Today (Outlook сегодня).
  21. В диалоговом окне Customize (Настройка) нажмите кнопку Close (Закрыть).
  22. На стандартной панели инструментов щелкните на элементе Outlook Today (Outlook сегодня). Отобразится окно Outlook Today.
  23. В меню Tools (Сервис) выберите Customize (Настройка).
  24. В диалоговом окне Customize (Настройка) откройте вкладку Toolbars (Панели инструментов).
  25. В списке Toolbars (Панели инструментов) щелкните на элементе Standard (Стандартная), после чего нажмите кнопку Reset (Сброс). Панель инструментов Standard (Стандартная) вернется в свое исходное состояние, и кнопка Outlook Today (Outlook сегодня) будет удалена.
  26. Закройте диалоговое окно Customize (Настройка).

Создание файла личных папок

  • Если информация хранится на сервере, как при работе в сети с сервером Microsoft Exchange, то она является частью файла, называемого частным хранилищем. Доступ к данному хранилищу может осуществляться при наличии подключения к серверу.
  • Если информация хранится на компьютере, то она располагается в файле личных папок, имеющем расширение .pst. Файлы личных папок, создаваемые для Outlook 2003, обеспечивают большее пространство для хранения в сравнении с файлами личных папок, создаваемыми для предыдущих версий, а также поддерживают мультиязыковые данные формата Unicode.

Как при работе в сети, так и при работе с отдельным компьютером, можно создавать файлы личных папок для хранения элементов Outlook на жестком диске своего компьютера. При работе в сети это можно сделать так, чтобы определенные элементы были доступны независимо от наличия подключения к серверу (например, работа выполняется на переносном компьютере, используемом как в офисе, так и дома). Если подключение к сети отсутствует, можно обеспечить хранение элементов, связанных с конкретным проектом, в отдельном файле личных папок. После этого можно заархивировать этот файл отдельно от остальных элементов Outlook либо скопировать его на другой компьютер.

В данном упражнении будет показано, как создавать файл данных личных папок, перемещать в нее сообщения и папки, как открывать и закрывать файлы данных из Outlook.

  1. В меню File (Файл) наведите указатель мыши на пункт New (Создать) и выберите Outlook Data File (Файл данных Outlook). Появится диалоговое окно New Outlook Data File (Создание файла данных Outlook).
  2. Если на другом компьютере используется более ранняя версия Outlook, и может понадобиться открыть рассматриваемую личную папку именно в этой версии, выберите Outlook 97-2002 Personal Folders File (Файл личных папок Outlook 97-2002) и нажмите ОК. В противном случае выберите опцию Office
    Outlook Personal Folders File (Файл личных папок Office Outlook) и нажмите ОК.
  3. Совет. В Outlook 2003 используется новый формат файла личных папок с улучшенной поддержкой международных наборов символов Unicode и больших элементов. Тем не менее, если требуется экспортировать файл личных папок на компьютер с более ранней версией Outlook, необходимо экспортировать файл в более старом формате файла личных папок.

    Появится диалоговое окно Create or Open Outlook Data File (Создание или открытие файла данных Outlook). Расположением по умолчанию личной папки является папка профиля Outlook, однако можно сохранить личную папку в любом нужном месте.

  4. В области расположений щелкните на папке My Documents (Мои документы).
  5. В поле File name (Имя файла) введите SBS Folder, после чего нажмите ОК. Появится диалоговое окно Create Microsoft Personal Folders (Создание личных папок Microsoft). При необходимости можно изменить уровень шифрования или назначить пароль файла для обеспечения его безопасности.
  6. В поле Name (Имя) введите SBS Folder.
  7. Нажмите ОК. Новый файл личных папок отображается в области Navigation Pane (Область переходов) на том же уровне, что и папка Inbox (Входящие).
  8. Щелкните на значке «+» слева от файла SBS Folder, чтобы развернуть его, после чего прокрутите элементы вниз для просмотра его содержимого. По умолчанию файл личных папок содержит только папку Deleted Items (Удаленные) и папку Search Folders (Папки поиска).
    Чтобы в данном файле были сохранены и другие папки, их необходимо создать.
  9. Щелкните правой кнопкой мыши на папке Inbox (Входящие) и перетащите ее на файл SBS Folder. После того как кнопка мыши будет отпущена, во всплывающем меню выберите Сору (Копировать). Папка Inbox (Входящие) и все ее содержимое скопируется в файл личных папок.
  10. Щелкните на папке Inbox (Входящие), которая теперь отображается в файле SBS Folders. Убедитесь в том, что ее содержимое идентично содержимому исходной папки Inbox.
  11. Щелкните правой кнопкой мыши на файле SBS Folder и во всплывающем меню выберите Close «SBS Folder» (Закрыть «SBS Folder»). Файл личных папок закроется.
  12. В меню File (Файл) наведите указатель мыши на пункт Open (Открыть), после чего выберите Outlook Data File (Файл данных Outlook).
  13. Если необходимо, перейдите к папке My Documents (Мои документы). Щелкните на файле данных SBS Folder и затем нажмите ОК. Файл SBS Folder снова откроется в Outlook. Так можно открывать любой файл данных из Outlook и осуществлять доступ к его содержимому.

Создание личной адресной книги

В процессе работы с Outlook можно создать личную адресную книгу для хранения адресов электронной почты и списков рассылки отдельно от папки Contacts (Контакты). Файлы личной адресной книги имеют расширение .pab и могут находиться локально на компьютере.

Можно распространять информацию, имеющуюся в персональной адресной книге, посредством отправки сообщений электронной почты другим пользователям, которые смогут открывать полученную информацию в Outlook на своих компьютерах.

В данном упражнении будет показано, как создать личную адресную книгу и личный список рассылки.

  1. В меню Tools (Сервис) выберите E-mail Accounts (Учетные записи электронной почты), чтобы отобразить диалоговое окно Е-mail Accounts (Учетные записи электронной почты).
  2. Выберите опцию Add a new directory or address book (Добавить новый каталог или адресную книгу) и нажмите Next (Далее). Отобразится окно Directory or Address Book Type (Тип каталога или адресной книги).
  3. Выберите опцию Additional Address Books (Дополнительные адресные книги) и нажмите Next (Далее). Отобразится окно Other Address Book Types (Другие типы адресных книг).
  4. В списке Additional Address Book Types (Дополнительные типы адресных книг) выберите Personal Address Book (Личная адресная книга), после чего нажмите Next (Далее). Появится диалоговое окно Personal Address Book (Личная адресная книга).
  5. В поле Name (Имя) введите SBS Addresses.
  6. Нажмите кнопку Browse (Обзор), чтобы открыть диалоговое окно Use Personal Adress Book (Выбор личной адресной книги).
  7. В поле File name (Имя файла) введите SBS Addresses.
  8. Нажмите кнопку Open (Открыть) и в окне сообщения Add E-mail Account (Добавление учетной записи электронной почты) нажмите ОК. Адресная книга будет добавлена, но для ее активации необходимо перезапустить Outlook.
  9. Нажмите ОК, чтобы закрыть сообщение.
  10. В меню File (Файл) выберите Exit (Выход).
  11. В меню Start (Пуск) наведите указатель мыши на пункт АИ Programs (Все программы), укажите на Microsoft Office и выберите Microsoft Office Outlook 2003.
  12. В меню Tools (Сервис) выберите Address Book (Адресная книга). Затем щелкните на кнопке списка справа от поля Show Names from the (Источник адресов) и выберите SBS Addresses. Отобразится новая пустая адресная книга.
  13. На панели инструментов нажмите кнопку New Entry (Создание адреса). Появится диалоговое окно New Entry (Создание адреса).
  14. В области Put this entry (Поместить адрес) щелкните на кнопке списка справа от поля In the (В список) и в ниспадающем списке выберите SBS Addresses.
  15. В списке Select the entry type (Тип адреса) выберите Personal Distribution List (Личный список рассылки).
  16. Нажмите ОК. Появится диалоговое окно New Personal Distribution List Properties (Свойства личного списка рассылки).
  17. В поле Name (Имя) введите Team А и нажмите кнопку Add/ Remove Members (Выберите членов). Появится диалоговое окно Edit Members of Team А (Выбор членов).
  18. В списке Show Names from the (Источник адресов) выберите SBS Addresses. Отобразится пустая личная адресная книга.
  19. Совет. Контакты можно добавлять и в личные списки рассылки. В диалоговом окне Edit Members (Выбор членов) в списке Show Names from the (Источник адресов) выберите Contacts (Контакты), после чего выберите нужные имена.

  20. В поле Members (Члены) введите Ben@gardenco.msn.com; Karen@gardenco.msn.com и нажмите ОК. Если Ben и Karen остались в адресной книге из предыдущих упражнений, их имена будут отображаться на вкладке Distribution List (Список рассылки). В противном случае данные имена будут представлены в виде адресов электронной почты (см. рис. вверху следующей страницы).
  21. Нажмите ОК. Новый список рассылки отобразится в личной адресной книге.

Расширение списков рассылки

В Outlook 2003 существует новая возможность, позволяющая расширять и редактировать списки рассылки в сообщении электронной почты. Здесь можно добавлять или удалять отдельных получателей сообщения без изменения самого списка рассылки.

Например, если требуется отправить в качестве сюрприза приглашение на празднование дня рождения всем сотрудникам компании, а не только имениннику, можно указать в поле То (Кому) название списка рассылки сотрудника, затем щелкнуть на значке «+» слева от имени, чтобы развернуть список рассылки. После этого можно удалить имя именинника из поля То (Кому) и отправить сообщение.

Чтение групп новостей с помощью Outlook Express

Группа новостей представляет собой набор сообщений с определенной общей темой (например, сообщения, связанные с какой-либо спортивной командой, хобби или программным обеспечением). Сообщения группы новостей публикуются на сервере новостей. Всякий пользователь, имеющий доступ к группе новостей, может читать сообщения, опубликованные в группе новостей, отвечать на имеющиеся сообщения либо с использованием группы новостей, либо напрямую пользователю, опубликовавшему сообщение, а также публиковать новые сообщения. Группа новостей может являться частной, как, например, внутренняя группа новостей компании, либо открытой для широкого круга пользователей. Доступ к группам новостей можно осуществлять через сервер новостей, находящийся в сети организации или принадлежащий поставщику услуг интернета.

Программа чтения новостей используется для загрузки, чтения и создания ответов на сообщения групп новостей. Можно ответить пользователю, изначально опубликовавшему сообщение, опубликовать ответна всю группу новостей либо переслать сообщение кому-либо еще. Outlook не является программой чтения новостей, для этого используется программа Outlook Express, поставляемая в пакете Windows. Для осуществления доступа к группам новостей из Outlook можно добавить команду News (Новости) в меню Go (Перейти). При выборе команды News (Новости) запустится программа Outlook Express.

Чтобы добавить команду News (Новости) в меню Go (Перейти), выполните следующие шаги.

  1. На стандартной панели инструментов нажмите кнопку Toolbar Options (Параметры панелей инструментов).
  2. Наведите указатель мыши на пункт Add or Remove Buttons (Добавить или удалить кнопки), после чего выберите Customize (Настройка).
  3. В диалоговом окне Customize (Настройка) откройте вкладку Commands (Команды).
  4. В списке Categories (Категории) выберите Go (Перейти).
  5. В списке Commands (Команды) перетащите пункт News (Новости) в меню Go (Перейти) и разместите его на нужном месте.
  6. Закройте диалоговое окно Customize (Настройка).

При первом запуске Outlook Express нужно выполнить процедуру ввода всей необходимой информации. После этого можно будет подписаться на нужную группу новостей. Для получения более подробной информации о программе Outlook Express обратитесь к пособию «Microsoft Windows XP. Шаг за шагом».

Настройка безопасности электронной почты

Сообщения электронной почты подвергаются перехвату хакерами и другими лицами, заинтересованными в ознакомлении с содержащейся в них информацией, при переходе писем с сервера на сервер в процессе доставки получателю. В Outlook можно обеспечить безопасность электронной почты посредством шифрования сообщений и добавления в них электронной подписи. Шифрование обеспечивает прочтение сообщения только адресатами, а цифровая подпись является доказательством того, что автором сообщения является именно тот человек, который его отправил. Для того чтобы использовать одну из этих возможностей, на компьютере должен присутствовать специальный цифровой идентификатор.

Можно производить шифрование отдельных сообщений электронной почты либо настроить Outlook на шифрование всех исходящих сообщений. Для шифрования отдельного сообщения следует нажать кнопку
Options (Параметры) в сообщении, нажать кнопку Security Settings (Параметры безопасности) и затем отметить опцию Encrypt message contents and attachments (Шифровать содержимое и вложения сообщений). Для шифрования всех исходящих сообщений в меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры) и на вкладке Security (Безопасность) отметьте опцию Encrypt contents and attachments for outgoing messages (Шифровать содержимое и вложения исходящих сообщений).

Чтобы добавить в отдельное сообщение цифровую подпись, нажмите в сообщении кнопку Options (Параметры), нажмите кнопку Security Settings (Параметры безопасности), после чего отметьте опцию Add digital signature to this message (Добавить в сообщение цифровую подпись). Если у всех получателей сообщения отсутствует надстройка безопасности Secure Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME), отметьте опцию Send this message as clear text signed (He шифровать подпись сообщения). Для получения уведомления о доставке сообщения отметьте опцию Request S/MIME receipt for this message (Запрашивать уведомление S/ MIME для этого сообщения).

Сообщения, подписанные с помощью цифровой подписи, содержат строку состояния Signed By (Подписано), отображающую имя цифровой подписи, а также значок Valid Signature (Действительная подпись) или значок Invalid Signature (Недействительная подпись). Недействительная подпись также обозначается красным подчеркиванием. Щелкните на любой из кнопок, чтобы отобразить дополнительную информацию о подписи.

В целях обеспечения дополнительного уровня безопасности можно использовать зоны безопасности для контроля за тем, могут ли в отправляемых и получаемых сообщениях HTML выполняться сценарии (список команд, выполняющихся без участия пользователя) или другое активное содержимое. В Microsoft Internet Explorer используются зоны безопасности для распределения веб-сайтов по категориям с целью обеспечения для них приемлемого уровня безопасности. При посещении вебсайта можно выяснить, в какой зоне он находится, посмотрев в правую часть строки состояния Internet Explorer. Существуют четыре зоны -Internet (Интернет), Local intranet (Локальная интрасеть), Trusted sites (Доверенные сайты) и Restricted sites (Запрещенные сайты). Можно указать один из четырех предопределенных уровней безопасности: High (Высокий), Medium (Средний), Medium-Low (Ниже среднего) и Low (Низкий) - для каждой зоны безопасности. Описание каждого уровня приводится в диалоговом окне Security (Безопасность). Также можно изменять уровни безопасности для любой из зон.

Если необходимо сделать так, чтобы получатель не смог переслать, скопировать или распечатать сообщение, то можно отправить сообщение с ограниченными разрешениями. В Microsoft Office 2003 имеется новая возможность, называемая Information Rights Management (Управление правами на информацию), предназначенная для контроля за тем, кто может читать сообщения и какие действия с ними могут производить получатели. Отправить сообщение с ограниченными разрешениями можно только из учетной записи Exchange Server, и для этой учетной записи должен присутствовать цифровой идентификатор. Чтобы прочесть сообщение с ограниченными разрешениями, получателям необходимо использовать программу Outlook 2003 или надстройку Rights Management Add-on для Internet Explorer. Если на компьютере получателя установлен пакет Internet Explorer без надстройки, то при попытке прочтения сообщения с ограниченными разрешениями ему будет предложено бесплатно загрузить необходимую надстройку.

Чтобы отправить сообщение с ограниченными разрешениями, выполните следующее действие:

  • на стандартной панели инструментов формы сообщения нажмите кнопку Permissions (Разрешения).

Получение цифрового удостоверения

Если требуется добавлять в сообщения цифровые подписи, необходимо получить цифровой идентификатор (удостоверение). Если в организации используется Microsoft Exchange Server 2000 или более ранняя версия, можно получить идентификатор Exchange Digital ID с самого сервера. Администратор сервера Exchange может предоставить всю необходимую информацию.

Для отправки сообщений с электронными подписями через интернет необходимо получить цифровой идентификатор во внешней организации, предоставляющей услуги по сертификации, например, в VeriSign, Inc., GlobalSign, British Telecommunications или Thawte Certification.

Чтобы получить цифровой идентификатор для отправки сообщений через интернет, выполните следующие действия.

  1. В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры).
  2. В диалоговом окне Options (Параметры) откройте вкладку Security (Безопасность) и затем нажмите кнопку Get a Digital ID (Получить удостоверение). В браузере по умолчанию откроется страница Microsoft Office Assistance Center (Центр поддержки Microsoft Office).
  3. Щелкните на названии одного из имеющихся провайдеров. Если появится предупреждение о том, что начинается просмотр страниц через безопасное соединение, нажмите ОК.

Следуйте инструкциям на веб-странице, чтобы подписаться на получение цифрового удостоверения. Большинство сертифицирующих организаций берут небольшую плату за предоставление удостоверений, однако некоторые из них предлагают бесплатные удостоверения или предоставляют удостоверения для бесплатного пробного использования.

На одном компьютере может находиться несколько цифровых удостоверений, и можно выбирать, какое из них использовать с тем или иным сообщением. Например, одно из удостоверений может быть предназначено для деловых писем, а другое - для использования в личных целях. Также можно создать копии цифровых удостоверений на других компьютерах посредством импортирования и экспорта файлов идентификаторов.

Чтобы экспортировать или импортировать цифровой идентификатор, выполните следующие шаги.

  1. В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры).
  2. В диалоговом окне Options (Параметры) откройте вкладку Security (Безопасность), после чего нажмите кнопку Import/ Export (Импорт/экспорт удостоверений).
  3. В диалоговом окне Import/Export Digital ID (Импорт/Экспорт цифрового удостоверения) выберите нужный параметр, введите всю необходимую информацию и нажмите ОК.

Защита секретности

Электронная почта все шире и шире используется для доставки рекламной информации клиентам и потенциальным клиентам. Многие организации размещают в своих рекламных сообщениях рисунки, помогающие описать представляемый продукт или делающие сообщение более дружественным и красочным, однако эти рисунки увеличивают размер сообщения. Чтобы избежать этой проблемы, некоторые компании включают в сообщения ссылки на изображения, которые располагаются на сервере организации. При просмотре или открытии сообщения рисунки отображаются, но не являются частью самого сообщения.

Описанная технология с некоторых времен стала использоваться отправителями так называемой нежелательной почты, которые с помощью этого подхода приспособились к включению в сообщения специальных небольших программ, уведомляющих отправителя о просмотре или прочтении электронного сообщения получателем. Получив уведомление, отправитель убеждается в том, что данный адрес электронной почты действителен, и это может привести к отправке по данному адресу большего объема нежелательной почты.

Для защиты секретности пользователей Outlook 2003 содержит новые возможности, блокирующие внешнее содержимое: рисунки, звуки и те самые программы-уведомления. Помимо обеспечения секретности эти возможности позволяют более экономично использовать канал связи посредством выбора вручную изображений для просмотра.

По умолчанию Outlook 2003 блокирует внешнее содержимое, направленное и исходящее из любых источников, за исключением мест, указанных в списках Safe Senders (Безопасные отправители) и Safe Recipients (Безопасные получатели), а также веб-сайтов, находящихся в доверенной зоне.

Для того чтобы изменить настройки Outlook в части обработки внешнего содержимого, выполните следующие шаги.

  1. В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры).
  2. В диалоговом окне Options (Параметры) на вкладке Security (Безопасность) нажмите кнопку Change Automatic Download Settings (Изменить параметры автоматической загрузки).
  3. В диалоговом окне Automatic Picture Download Settings (Настройка автоматической загрузки рисунков) отметьте нужные опции.
  4. Нажмите ОК в каждом открытом диалоговом окне, чтобы сохранить изменения.

Для просмотра блокируемого содержимого в отдельном сообщении электронной почты:

  1. В окне сообщения щелкните на информационной панели Infоbаr.
  2. В появившемся меню выберите Show Blocked Content (Показать заблокированное содержимое).

Настройка дополнительных параметров электронной почты

В данном упражнении будет показано, как настроить Outlook на сохранение сообщений, что происходит при поступлении новых сообщений, а также параметры, используемые при отправке сообщений.

Откройте папку Inbox (Входящие) перед тем, как начинать работу с этим упражнением.

  1. В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры). Появится диалоговое окно Options (Параметры). В этом диалоговом окне можно открыть несколько других диалоговых окон с настройками и параметрами отображения компонентов Outlook, включая электронную почту, календарь, задачи, контакты, дневник и заметки.
  2. В диалоговом окне Options (Параметры) нажмите кнопку E-mail Options (Параметры почты). Появится диалоговое окно E-mail Options (Параметры электронной почты).
  3. Изучите имеющиеся параметры, после чего нажмите кнопку Advanced E-mail Options (Дополнительные параметры). Появится диалоговое окно Advanced E-mail Options (Дополнительные параметры электронной почты).
  4. В области Save messages (Сохранение сообщений) должна быть отмечена опция AutoSave unsent every (Сохранять неотправленные сообщения каждые); в области minutes (минут) введите 1. Outlook будет сохранять все созданные сообщения, которые еще не были отправлены, в папке Drafts (Черновики) по прошествии 1 минуты.
  5. Отключите опцию Save forwarded messages (Сохранять переадресованные сообщения). Outlook не будет сохранять копии сообщений, пересылаемых другим адресатам.
  6. В области When new items arrive (При получении сообщения в папку «Входящие») отключите опцию Briefly change the mouse cursor (Временно изменить вид указателя). Outlook при получении новых сообщений будет проигрывать звуковой эффект, отображать значок конверта в системной области уведомлений и отображать оповещение рабочего стола, но указатель мыши изменяться не будет.
  7. Отметьте опцию Allow comma as address separator (Разрешить запятую как разделитель адресов). Outlook будет воспринимать запятые и точки с запятой в полях То (Кому), Сс (Копия) и Вес (СК) как разделители между именами и адресами.
  8. Нажмите ОК в каждом из открытых диалоговых окон, чтобы закрыть их и сохранить внесенные изменения.
  9. На стандартной панели инструментов нажмите кнопку New Mail Message (Создать сообщение). Появится новое сообщение. В форме Message (Сообщение) на панели инструментов будет обозначено, что сообщение имеет высокий приоритет.
  10. Закройте сообщение. Если будет предложено сохранить его, выберите No (Нет).
  11. В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры), нажмите кнопку E-mail Options (Параметры почты) и затем нажмите кнопку Advanced E-mail Options (Дополнительные параметры электронной почты). Появится диалоговое окно Advanced E-mail Options (Дополнительные параметры электронной почты).
  12. В списке Set importance (Важность) выберите Normal (Обычная). Всем создаваемым сообщениям будет присваиваться приоритет Normal (Обычный).
  13. Включите и выключите согласно необходимости другие опции и нажмите ОК в открытых диалоговых окнах, чтобы сохранить внесенные изменения.

Настройка уведомлений о поступившей почте

При поступлении новых сообщений Outlook может выдавать уведомления нескольких типов, даже при работе в другом приложении. При получении нового сообщения в области уведомлений системы появляется значок конверта. Также можно настроить Outlook на проигрывание звукового сигнала или на отображение оповещения рабочего стола в течение нескольких секунд.

В данном упражнении будет показано, как настроить параметры оповещения рабочего стола, а также как помечать и удалять сообщения с помощью оповещений рабочего стола.

Откройте папку Inbox (Входящие) перед тем, как начинать работу с этим упражнением.

  1. В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры). Появится диалоговое окно Options (Параметры).
  2. На вкладке Preferences (Настройки) нажмите кнопку E-mail Options (Параметры почты). Появится диалоговое окно E-mail Options (Параметры электронной почты).
  3. Нажмите кнопку Advanced E-mail Options (Дополнительные параметры). Появится диалоговое окно Advanced E-mail Options (Дополнительные параметры электронной почты).
  4. В области When new items arrive in my Inbox (При получении сообщения в папку «Входящие») отключите опцию Play a sound (Подать звуковой сигнал).
  5. Совет. Чтобы отключить уведомления рабочего стола, отключите опцию Display a New Mail Desktop Alert (Отображать оповещение на рабочем столе для новых писем).

  6. Нажмите кнопку Desktop Alert Settings (Параметры оповещений на рабочем столе). Появится диалоговое окно Desktop Alert Settings (Параметры оповещения на рабочем столе).
  7. Совет. Чтобы быстро открыть диалоговое окно Desktop Alert Settings (Параметры оповещения на рабочем столе) при появлении оповещения на рабочем столе, нажмите кнопку Options (Параметры) и затем нажмите Desktop Alert Settings (Параметры оповещений на рабочем столе).

  8. Перетащите ползунок How long should the Desktop Alert appear (Как долго должно отображаться оповещение на рабочем столе?) на значение 30 секунд (правый край шкалы ползунка), после чего нажмите кнопку Preview (Просмотр). На рабочем столе отобразится пример оповещения. В образце оповещения рабочего стола будут отсутствовать некоторые функции, имеющиеся в реальном оповещении.
  9. Перетащите образец оповещения рабочего стола в левый нижний угол экрана.
  10. В диалоговом окне Desktop Alert Settings (Параметры оповещения на рабочем столе) перетащите ползунок How Transparent should the Desktop Alert be (Насколько прозрачным должно быть оповещение на рабочем столе?) на значение 0% (левый край шкалы ползунка) и нажмите кнопку Preview (Просмотр). Образец оповещения рабочего стола отобразится на том месте, на которое было перемещено предыдущее оповещение, и на этот раз оповещение будет непрозрачным.
  11. В диалоговом окне Desktop Alert Settings (Параметры оповещения на рабочем столе) установите длительность отображения и прозрачность оповещения на нужные значения, просмотрев внесенные изменения и переместив оповещение на нужное место, после чего нажмите ОК.
  12. Нажмите ОК в каждом из трех открытых диалоговых окон.
  13. На стандартной панели инструментов нажмите кнопку New Mail Message (Создать сообщение). Появится форма нового сообщения.
  14. В поле То (Кому) введите свой адрес электронной почты.
  15. В поле Subject (Тема) введите Тест оповещения 1.
  16. В теле сообщения введите текст Это проверка.
  17. Нажмите кнопку Send (Отправить). Сообщение отобразится в папке Inbox (Входящие), в области уведомлений системы отобразится значок конверта, и на экране появится оповещение рабочего стола.
  18. Расположите указатель мыши на оповещении рабочего стола, чтобы оно осталось открытым.
  19. В оповещении рабочего стола нажмите кнопку Options (Параметры) и в появившемся меню выберите Mark as Read (Пометить как прочитанное). Оповещение рабочего стола закроется, и сообщение в папке Inbox (Входящие) будет помечено как прочитанное.
  20. На стандартной панели инструментов щелкните на кнопке списка справа от кнопки New Mail Message (Создать сообщение), после чего выберите Meeting Request (Приглашение на собрание). Отобразится форма нового приглашения на собрание.
  21. В поле То (Кому) введите свой адрес электронной почты, в поле Subject (Тема) введите Тест оповещения 2 и нажмите кнопку Send (Отправить). Сообщение отобразится в папке Inbox (Входящие), и появится оповещение рабочего стола.
  22. В оповещении рабочего стола нажмите кнопку Delete Item (Удалить элемент). Сообщение будет удалено из папки Inbox (Входящие), и оповещение рабочего стола закроется.

Уведомления службы Windows SharePoint

При работе с веб-сайтом Windows SharePoint Services, расположенном на сервере, имеющем возможность отправки электронной почты, можно настроить этот веб-сайт на отправку сообщения электронной почты при изменении содержимого сайта. Можно получать уведомления об изменениях в отдельных документах, задачах, событиях или в целых папках. Сообщение может отправляться немедленно после внесения изменения либо ежедневно или еженедельно с отчетом о внесенных изменениях. Чтобы создать уведомление службы Windows SharePoint:

  1. Откройте веб-сайт SharePoint в браузере и перейдите к библиотеке документов или списку, для которого требуется создать уведомление.
  2. Чтобы создать уведомление для всей библиотеки или списка, в меню Actions (Действия) выберите Alert me (Получать уведомления). Чтобы создать оповещение для отдельного элемента, наведите указатель мыши на имя элемента, щелкните на появившейся кнопке списка и выберите Alert me (Получать уведомление). Откроется страница New Alert (Новое уведомление).
  3. Если требуется отправлять уведомление по иному адресу, нежели тот, по которому вы зарегистрированы, в области Send alert to (Отправлять уведомление по адресу) щелкните на ссылке Change this address (Изменить этот адрес). Затем в поле Е-mail Address (Адрес электронной почты) введите адрес и нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть).
  4. Если уведомление относится к списку или папке, в области Change Type (Изменить тип) выберите опцию All changes (Все изменения), Items added (Добавленные элементы), Items changed (Измененные элементы), Items deleted (Удаленные элементы) или Web discussions on items changed (Обсуждения измененных элементов) в зависимости от того, на какие события требуется настроить уведомление.
  5. В области Alerts Frequency (Частота уведомлений) выберите опцию Send e-mail immediately (Отправлять сообщение немедленно), Send a daily summary (Отправлять ежедневный отчет) или Send a weekly summary (Отправлять еженедельный отчет) в зависимости от того, с какой частотой требуется получать уведомления.
  6. Нажмите ОК.

Чтобы осуществлять управление уведомлениями Windows SharePoint через Outlook:

  1. В меню Tools (Сервис) выберите Rules and Alerts (Правила и оповещения). Если появится диалоговое окно с сообщением о том, что учетные записи электронной почты HTTP не могут подвергаться фильтрации с использованием правил Outlook, нажмите ОК.
  2. В диалоговом окне Rules and Alerts (Правила и оповещения) откройте вкладку Manage Alerts (Управление оповещениями). В диалоговом окне Rules and Alerts (Правила и оповещения) будет представлен список имеющихся оповещений. Здесь можно просмотреть имеющиеся оповещения, удалить их, создать новые оповещения и создать правила подачи специальных звуковых сигналов при получении оповещений либо настроить их на перемещение в специальную папку.

Ключевые моменты

  • При работе в Outlook можно указать, какие элементы должны отображаться в окне Outlook Today (Outlook сегодня). Окно Outlook Today (Outlook сегодня) можно настроить на появление при каждом запуске Outlook либо создать ярлыки Outlook на рабочем столе, открывающие календарь или другие компоненты приложения. Можно добавить ярлыки на панель Shortcuts (Ярлыки), а также упорядочить эти ярлыки в группах.
  • Можно настроить отображение меню и скрытие редко используемых элементов, добавить или удалить элементы из панелей инструментов и меню, а также указать, какие панели инструментов должны быть скрыты, а какие должны отображаться.
  • С помощью оповещений рабочего стола можно помечать флагом, помечать как прочитанные и удалять сообщения электронной почты при поступлении их в папку Inbox (Входящие). Можно указать место и длительность отображения оповещений, а также вовсе их отключить. Также можно использовать Outlook для создания, изменения и удаления оповещений Windows SharePoint Services.
  • Можно осуществлять организацию сообщений электронной почты и записей контактов посредством создания личных папок, личной адресной книги и личных списков рассылки.
  • Можно добавлять в сообщения цифровые подписи, чтобы получатели были уверены в подлинности отправителя сообщений, шифровать сообщения с той целью, чтобы их могли прочесть только законные получатели, а также устанавливать разрешения, запрещающие копирование, пересылку или печать сообщений получателями. Также можно заблокировать отображение внешнего HTML-содержимого при чтении сообщений, чтобы избежать получения нежелательной почты.
 

На главную
Комментарии
Войти
Регистрация